Распределение клиентов между менеджерами

Автор статьи: Л.Н.Семенова, менеджер

Конфликты неизбежны, если недостаточно четко разделить обязанности между бухгалтерией и менеджерами компании. Выходом является регламентирование финансового документооборота и мотивация сотрудников на четкое исполнение установленных правил.

Все, значит никто

В управлении известна прописная истина: если за процесс отвечают все, это значит спросить не с.

Поэтому в любой компании с момента ее создания для эффективного функционирования и управления неизбежно приходится решать вопрос разделения полномочий, распределения функций и ответственности между службами и специалистами.

Кому, чем распределение клиентов между менеджерами как заниматься? Как избежать распределение клиентов между менеджерами Как не подменить тотальным контролем одних ответственность других?

Начинать решение этих вопросов следует с создания организационной структуры. Какой бы подход к построению организационной структуры компания ни выбрала: структурный, функциональный, процессный или проектный, важно отношение к этому первых лиц. Для одних — это «красивые рисунки» на листке бумаги, для вторых — основа порядка в бизнесе.

В правильно выстроенной организационной структуре заложен механизм управления: уровни ответственности, подчиненность, взаимодействие, функционал.

Основное назначение организационной структуры — обеспечить каркас компании для ее мобильности и управляемости.

Но, как показывает практика, создать организационную структуру мало. Ее необходимо еще и заставить функционировать. А это значит, что бизнес должен работать самостоятельно, независимо от того, присутствует ли первое лицо на рабочем месте. Ведь функция первого лица – стратегическая. После распределение клиентов между менеджерами стратегии бизнес-механизм должен работать самостоятельно.

А это означает, что каждый сотрудник должен знать свое место в системе управления, свои права, свои обязанности, своих подчиненных, своего начальника.

На эти вопросы отвечают схема организационной структуры, распределение клиентов между менеджерами об организационной структуре, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции. Кроме прямого служебного подчинения необходимо также внятно регламентировать функциональные взаимодействия внутренними инструкциями, положениями, приказами.

Частный случай: бухгалтер и менеджер

Взаимоотношения бухгалтерии с остальными службами и менеджментом компании – один из тех вопросов, который непременно нужно регламентировать.

Бухгалтерия, являясь конечным потребителем первичных документов, часто становиться «крайним виновным» при их отсутствии распределение клиентов между менеджерами ненадлежащем оформлении. Но и менеджмент – заложник бухгалтерии, так как первичные документы по закону передаются в бухгалтерию распределение клиентов между менеджерами хранятся.

Их утеря или несвоевременное отражение в учете и отчетности может сказаться на заработной плате менеджера, отразится на взаимоотношениях компании с контрагентами, которые порой так тщательно и длительно выстраивает менеджер.

Классический сюжет №1 «Во всем виновата бухгалтерия»

Акт выполненных работ и счет-фактура были оформлены контрагентом вовремя.

С тех пор прошли месяцы, и вот менеджер, курирующий сделку, донес-таки документы до бухгалтерии. У него не было времени добежать до бухгалтерии раньше, он был в неотложных командировках, или попросту забыл отдать документы. В общем, было не до ваших мирских забот. Попытка объяснить, что из-за него еще три месяца назад распределение клиентов между менеджерами переплатила НДС, заканчивается скандалом.

Сотрудник распределение клиентов между менеджерами плохо представляет, что такое вычет по НДС, но зато твердо уверен: носиться с бумажками – забота вовсе не.

А чья? Правильно, бухгалтерии. Ваши аргументы, что бухгалтерия малочисленна, армия контрагентов и менеджеров растет, и другие, которые кажутся вам вескими, только раздражают.

Тем более что заранее известно, что при выносе этого конфликта на уровень генерального директора, вы еще и окажетесь виноватыми. В чем? Как в чем! А догнать менеджера, а обласкать его, а напомнить ему? Люди заняты серьезной работой, когда им бегать к вам с бумажками? В общем, если компания и понесла потери, то опять по вашей вине.

Подотчетник не взял кассовый чек? Ну значит ему не дали! А где он теперь возьмет? Он канцтовары привез? Привез! В счете-фактуре все написано.

Какие к нему претензии? Придумайте что-нибудь! И не раздражайте людей по пустякам, не усугубляйте своей скандальной репутации. Инструкцию напишите, в конце концов. Есть ПБУ? Вы хотите, чтобы они его читали? Это же положение по бухгалтерскому учету, вот вы его и соблюдайте.

У менеджеров-то как раз все в порядке, работа сделана. А вот у вас в бумагах опять бардак! Ах, вы и договора не видели? Это не делает вам чести!

Почему не проверили? Это ваша обязанность!

И вот уже бухгалтер становится всеобщимврагом в своей неутомимой борьбе с менеджерами за документы.

Классический сюжет № 2 «Бухгалтерия святая»

И договор, и акт выполненных работ подписаны вовремя и переданы в распределение клиентов между менеджерами.

И счет выставлен. Менеджер, вдохновленный будущей премией, ждет оплату. И вот она поступает на счет компании. Менеджер распределение клиентов между менеджерами взаимоотношения с контрагентом закрытыми. Идет время. Но два-три месяца спустя при подготовке квартального отчета бухгалтерия просит для закрытия сделки срочно предоставить акт выполненных работ.

Вы удивлены и просите вспомнить, как лично приносили его бухгалтеру. А он пожимает плечами. А куда бы он делся, если бы Вы его принесли? Кому он нужен?

Значит, не принесли. И вообще, что вам трудно подписать еще один акт? Ах, компании уже нет! Так надо было делать все вовремя! Ваш контрагент – вы и выкручивайтесь. А я не могу принять объемы к выполнению! Да и за кредиторку по результатам отчета готовьтесь писать объяснительную.

Вы, как менеджер, планируете доходы на предстоящий месяц и хотите знать, кто из контрагентов рассчитался с компанией в предыдущем периоде, а кто. Ваше руководство требует сделать это первого числа.

Но тут выясняется, что банк прошлого месяца бухгалтерией до конца не разнесен. На ваш вопль «мне нужно срочно!», бухгалтер отвечает, что у нее «завал» и своя отчетность, и числу к 5-му, а то и 10-му все разнесут! Вы, конечно, можете понять бухгалтера, но кто же поймет вас?

У вас удержали из зарплаты выданные командировочные? Значит, вы не сдали отчет по командировке. Сдали? Будем разбираться. Хотя, где распределение клиентов между менеджерами тогда? А если найдется, получите свою зарплату в следующем периоде. У вас кредит, вы рассчитывали на эти деньги сегодня? Вас много, а я одна! Вы отчет сначала найдите!

Простое решение

Думается, что если не в первом, так во втором сюжете с мелкими поправками многие могут разглядеть ситуацию, похожую на.

Несмотря на их внешнюю, на первый взгляд, непохожесть между собой, обе они возможны тогда, распределение клиентов между менеджерами эффективная система взаимодействия менеджмента и бухгалтерии либо не создана, либо создана только на бумаге, а значит не работает.

При этом решить этот конфликт, а также раз и навсегда навести порядок так, чтобы ни с кем не воевать, никого не упрашивать и ни за кем не бегать, в общем-то, известен.

Это создание и неуклонное исполнение двух-трех приказов директора, если компания мелкая, и нескольких положений – если она средняя или крупная.

распределение клиентов между менеджерами

Одно – о графике документооборота в компании, второе – регламентирующее обмен первичными, сводными и другими производными документами в компании, третье – о том, что грозит каждому нарушившему этот порядок.

А уговаривать-то, собственно, никого не. Пункт 4 ПБУ 1/2008 уже предписывает в обязательном порядке утверждать приложением к учетной политике предприятия правила документооборота.

Правилами можно определить: формат документа, порядок и сроки его подготовки, согласования, утверждения, порядок движения документа от распределение клиентов между менеджерами исполнителя другому.

Если к созданию правил документооборота подойти основательно, то они могут стать действенным инструментом в умелых руках. Останется только не забыть предусмотреть ответственность за ненадлежащее выполнение правил при создании системы мотивации персонала, и непременно выполнять утвержденный порядок.

Правильно организованная система документооборота обеспечивает:

  • оптимизацию информационных потоков-
  • четкую картину производственных взаимосвязей как внутри компании, так и с внешними контрагентами-
  • оптимальное распределение должностных обязанностей сотрудников внутри компании-
  • основу качественного сбора данных для управленческого и бухгалтерского учета-
  • экономию времени на сбор и обработку информации-
  • понимание распределение клиентов между менеджерами сотрудниками того, что и когда они должны сделать и какими документами свои действия оформить- распределение клиентов между менеджерами вами картины всего происходящего в компании, так как документы отражают все хозяйственные операции.

В системе документооборота можно предусмотреть не только те документы, которые обязывает нас формировать законодательство, но и те, которые помогут решить специфические для вашей организации проблемы.

Так, например, если документы теряются в бухгалтерии, то факт их передачи можно фиксировать на бланке передаточного распределение клиентов между менеджерами. Такой опыт, примененный на крупном машиностроительном предприятии, позволил решить еще одну проблему бухгалтерии.

Перед тем, как расписаться за документ, например, авансовый распределение клиентов между менеджерами, или акт, или счет-фактуру контрагента, бухгалтер имеет возможность проверить документ на предмет надлежащего оформления, и вернуть исполнителю распределение клиентов между менеджерами переделки. В масштабах огромной территории, занимаемой предприятием, эта простая мера распределение клиентов между менеджерами на нет размер «документарной» дебиторской и кредиторской задолженности.

Такая задолженность всегда присутствовала на предприятии и была значительной. Порождалась она ситуацией, когда менеджеры сдали документы и не числят за собой задолженность, а бухгалтерия обоснованно не приняла их к учету, как оформленные с нарушением требований законодательства и других регламентирующих документов.

Отвечаю за то, чем управляю

Формируя структуру управления, систему документооборота, систему мотивации нужно помнить золотое правило менеджмента: работник может отвечать только за то, чем он управляет.

Даже если вы каждый месяц будете наказывать бухгалтера за недоработки менеджеров, а менеджеров за утерю документов бухгалтерией, ситуации это не изменит, а только породит распределение клиентов между менеджерами усилит противостояние и внутренний конфликт в компании. Кто с кем взаимодействует, и кто кому подчиняется — на эти вопросы и должна ответить схема структуры управления и положение об организационной структуре компании.

Особо в связи с этим хочется сказать несколько слов о контроле.

Контрольные функции, возлагаемые на какие бы то ни было подразделения, не должны подменять работу исполнителей и перекладывать распределение клиентов между менеджерами с них на контролера. Любой контроль – это мониторинг процесса для его дальнейшего улучшения. В процессе контроля должны выявляться узкие места, для их дальнейшей «расшивки».

При этом нужно знать меру. Тотальный контроль может дорого обойтись компании по целому ряду причин. В организациях, где он применяется, в основе корпоративной культуры лежит утверждение, что никто не умеет хорошо работать. Когда сотрудники начинают уходить от ответственности, страдает качество их работы. Кроме того, это создает обстановку, в которой легко потерять самых способных работников.

И уж распределение клиентов между менеджерами недопустимо возлагать ответственность распределение клиентов между менеджерами несвоевременно или не в полном объеме выявленные ошибки на контролера, поскольку это полностью подменяет ответственность исполнителя и полностью демотивирует.

Так, например, происходит в компаниях, где бухгалтер отвечает за то, что менеджер не сдал вовремя или плохо оформил документы.

Стандартный подход в менеджменте – это когда за отношения, в том числе за расчеты с тем или иным контрагентом, отвечает определенный менеджер, который в конце месяца не получает часть премии, если по сделке не хватает первичных документов. Сделка по внутреннему управленческому учету признается, в таком случае, незавершенной. Спецификой бизнеса может быть продиктована и другая модель: документы с контрагентом за менеджером, а расчеты контролирует финансовая служба или бухгалтерия.

Важно только, чтобы об этом знали все и были мотивированы на соблюдение установленных правил.

Кто это сделает

Структура управления, положения инструкции для эффективного управления компанией, графики документооборота о которых шла речь выше, не существуют в универсальном виде, пригодном для применения на любом предприятии. Поэтому каждой компании приходится создавать для себя это «внутреннее законодательство» самостоятельно. А это достаточно трудоемкая и кропотливая работа.

Конечно, компания может все это сделать самостоятельно.

Но те компании, которые не находят внутренних ресурсов для отвлечения специалистов на создание полноценной для управления нормативной базы, либо желающие создать ее в более сжатые сроки, чем это возможно сделать силами менеджмента, могут обратиться к профессиональным в этой области консультантам.

Одно совершенно очевидно, что создавать и регламентировать систему надо, потому что «все – значит никто».

/ Новости менеджмента, № 4 (10), 2009 /

29 Июля 2009

Источник: http://www.bkg.ru/library/articles/?ELEMENT_ID=3373

Copyright © 2018